Основные принципы эффективного и грамотного управления командой в бизнесе
Результативное управление командой подразумевает способность согласовывать действия людей и осуществлять координацию рабочих процессов таким образом, чтобы общими усилиями решать поставленные задачи и достигать указанные цели.
При работе с коллективом руководствуются следующими принципами и правилам управления:
- детально конкретизировать ближайшие цели и предстоящие задачи;
- продуманно закреплять зоны индивидуальной ответственности и будущие роли;
- планировать рабочий процесс так, чтобы все члены команды были задействованы и имели свой алгоритм действий;
- коллектив должен быть обеспечен необходимыми средствами, инструментами и материальными ресурсами;
- организовать взаимодействие между участниками процесса и постоянную обратную связь для своевременного реагирования на возникшие проблемы.
Существует несколько критериев, по которым оценивается эффективность управления:
- коллектив в полной мере понимает поставленные цели;
- будущие цели команды и краткосрочные цели компании практически совпадают;
- команда и каждый ее участник понимает, каким образом и посредством чего он способен достичь поставленных целей;
- каждый член коллектива осознает свою роль в общем деле и знает, что в команде им дорожат.
Нужно отметить, что в каждом коллективе разработаны свои методы решения задач и применяются свои критерии оценки полученных результатов.
Преимущества, которые дает управление командой на предприятии
Решение задач посредством других сотрудников
Независимо от того, на какой ступени менеджмента находится руководитель – генеральный директор, куратор отдела или начальник смены, он каждый день обязан решать внеплановые и текущие задачи. Как правило, это определенные бизнес-проекты, финансовые или хозяйственные операции, другие процессы, в том числе и автоматизированные.
Для каждой такой задачи требуется специалист, который непосредственно будет отвечать за ее своевременное выполнение в полном объеме.
Возможность делегирования своих обязанностей
На небольших предприятиях руководитель довольно часто занимает одновременно несколько должностей или позиций, что распыляет внимание и снижает результативность его работы. Оптимальным выходом из сложившейся ситуации будет делегировать часть своих обязанностей, равномерно распределяя определенное количество первоочередных задач между всеми участниками команды.
Данный подход позволяет достичь поставленных целей с наилучшим результатом и в кратчайшие сроки.
Стремление добиться глобальных целей компании
Сплоченный и хорошо организованный коллектив является крепким фундаментом, который гарантирует компании стабильную прибыли и поступательное развитие. На него можно уверенно опираться, осуществляя стратегическое планирование целей в отдаленной перспективе. К примеру, выход на новые отечественные или зарубежные рынки, запуск новой линейки товаров, открытие новых офисов или филиалов и т.п.
Помощь в раскрытии и росте талантов
Конкурентоспособность и прибыльность компании, несомненно, зависит от технической оснащенности и уровня автоматизации бизнес-процессов, однако человеческий ресурс не изменил своих позиций и по-прежнему является самым ценным и доходным капиталом.
Если компания создала благоприятные условия, а команда единомышленников воспитала хоть одного талантливого человека, то устойчивость и надежность бизнеса гарантировано возрастает.
Деловые качества и особые умения руководителя команды
Для качественного и результативного выполнения своих обязанностей, руководитель, осуществляющий управление командой, должен уметь:
- устанавливать коммуникации и взаимное доверие с командой в целом, и с каждым участником в отдельности;
- легко адаптироваться к постоянно изменяющимся сложным условиям;
- принимать и реализовывать непопулярные и ответственные решения;
- корректно формулировать и грамотно ставить задачи, а при необходимости – их делегировать;
- организовать обратную связь с каждым участником команды и своевременно реагировать на полученную информацию;
- выдавать результат, ожидаемый вышестоящим руководством от команды.
При этом, такому руководителю необходимо иметь хотя бы базовый уровень знаний в тех прикладных направлениях науки и техники, с которыми команде предстоит иметь дело в процессе выполнения задач.
Здесь следует сказать, что навыки оперативного управления командой могут пригодиться и в других случаях, в частности:
- В коллективе, несомненно, есть человек с задатками лидерских качеств – если он планирует идти по карьерной лестнице дальше, то ему будет полезно овладеть соответствующими навыками и знаниями.
- В обычной жизни человек может непреднамеренно оказаться в ситуативно-сформированном коллективе и для выхода из сложной ситуации кому-то будет необходимо взять инициативу в свои руки.
Способы и методы управления командой
В повседневной работе лидеры могут использовать различные способы, стили и методы управления своей командой. Ниже будут приведены некоторые из них.
Распространенные способы управления
- Авторитарный способ.
Необходим в экстремальных случаях, когда приходится принимать сложные решения единолично и действовать предельно быстро, а допущенные ошибки могут обойтись слишком дорого. В спокойной и обычной обстановке такое управление малоэффективно: сотрудники слабо мотивированы и не чувствуют поддержки друг другом, опасаются действовать самостоятельно и не хотят брать на себя лишнюю ответственность. В результате сотрудники требуют постоянного контроля, они не готовы двигать команду вперед и не редко увольняются.
- Либеральный способ.
Является противоположностью предыдущего варианта. Здесь роль руководителя заключается в задании общего направления, грамотной мотивации людей и их поддержке практическими советами. Сотрудники же сами принимают необходимые решения, формулируют и выполняют задачи, устанавливают сами себе сроки окончания работ. К недостаткам можно отнести то, что в большом коллективе данный способ управления грозит анархией и нарушением дисциплины – срываются сроки; игнорируются операции по обеспечению проведения процессов; иногда сотрудники отсутствуют на рабочем месте, если думают, что свой объем работ они выполнили.
- Демократический способ.
Включает в себя компоненты двух первых вариантов – ответственные решения, как правило, принимаются коллегиально; инициатива не только не пресекается, но и поощряется; существующие ограничения и контроль не ограничивают свободы творчества, но не допускают нарушений иерархии. Представленный способ требует от руководителя проявить гениальные лидерские качества и отшлифованные навыки по управлению «разношерстым» коллективом. В противном случае он не сможет контролировать и регулировать баланс между дисциплиной и вседозволенностью.
Распространенные методы управления
- Примитивный метод.
Характерен для руководителей, которые хотят остаться на своей должности при любых обстоятельствах и занимаются лишь созданием видимости бурной деятельности. Они в равной степени плохо относятся к решению проблем сотрудников и производства.
- Авторитарный метод.
Используют лидеры, для которых главной и единственной целью является развитие компании и бизнеса. Им не интересны проблемы и трудности сотрудников. Между руководителем и персоналом установлена четкая граница, причем последние в принятии ответственных решений участия не принимают.
- Социальный метод.
Представляет собой полную противоположность предыдущему методу. В этом случае руководитель отдает предпочтение заботе о подчиненных, он практически саботирует интересы производства и бизнеса. Как результат – монолитная и сплоченная команда, но постоянные срывы планирования и не регулярная прибыль.
- Производственно-командный метод.
Подразумевает одинаково ровное отношение к делам компании и проблемам сотрудников, без выбора приоритетов в ту или другую сторону. Данный вариант считается компромиссным – отдельные проблемы сотрудников остаются без внимания, а они в свою очередь дают только плановые результаты, без ударного труда и сверхурочной работы.
- Командный метод.
Некоторыми представителями бизнеса считается идеальным вариантом. Он предполагает полное равновесие между заботой о сотрудниках и заинтересованностью делами компании, причем приоритетными считаются оба направления.
Распространенные стили управления.
- Визионерский стиль
В полной мере подходит для достижения масштабных целей в отделенной перспективе. Он позволяет задать верное направление и грамотно мотивировать коллектив для уверенного движения вперед. Сотрудники получают неограниченную свободу действий при решении глобальных вопросов, но существует вероятность снижения результатов по повседневным задачам.
- Наставнический стиль
Соответствует лидеру, который заинтересован в личностном росте каждого сотрудника. Руководитель сосредоточен на том, чтобы участники коллектива развивались и могли раскрыть свой истинный потенциал. Приветствуется инициатива и самостоятельное принятие ответственных решений. Нужно иметь в виду – сотрудники под управлением такого лидера очень отрицательно реагируют на желание ужесточить производственную дисциплину.
- Аффилиативный стиль
Использует руководитель, пытающийся сплотить команду любыми доступными средствами, в частности, за счет личных симпатий. Данный стиль руководства способствует развитию взаимопомощи, взаимовыручки, доверия в коллективе и улучшению психологического климата, но грозит снижением производительности.
- Демократический стиль
Необходим, если требуется принять совместное коллективное решение о направлении дальнейшего движения и развития. К сожалению, он не применим в кризисных ситуациях и в других случаях, когда приходится действовать быстро и к тому же принимать достаточно непопулярные решения.
- Направляющий стиль
Описывает роль лидера, как направляющую и вдохновляющую. Руководитель должен быть образцом для подражания и главным ориентиром, мотивировать коллектив на высокие результаты и будущие достижения.
- Командующий стиль
Характерен для организаций и учреждений, где превалирует строгая дисциплина и четкая иерархия. В этом случае руководитель отдает распоряжения, которые нужно обязательно выполнить и невозможно оспорить, а за его игнорирование сотруднику грозит суровое наказание. Мотивация ограничена – только за очень большие заслуги. Данный стиль поможет быстро и без потерь выйти из кризисной ситуации.
Порядок проведения синхронизации команды
В роли эксперта по синхронизации может выступать непосредственный руководитель, штатный психолог, неформальный лидер или сторонний специалист.
Эмоциональная подготовка
В первую очередь, эксперт должен самостоятельно с помощью специальных упражнений и психологического тренинга научиться контролировать свои эмоции и рационально подходить к поиску оптимальных решений сложных задач.
Далее следует научить сотрудников не стесняться проявлять свои эмоции в присутствии коллег. С этой целью рекомендуется предпринять несколько несложных действий:
- Производить наблюдение за тем, как у сотрудника в зависимости от обстоятельств меняется мимика и выражение лица, интонация и громкость голоса, жесты рук и тела. На основании полученной информации попытаться определить, какую эмоцию он переживает в это время и насколько сильно.
- Продемонстрировать на своем примере, что показывать свои эмоции не стыдно, а наоборот – нормально и вполне допускается в коллективе. Можно описать свои эмоции в трудной ситуации.
- Подробно рассказать сотрудникам о способах проявления и выражения негативных эмоций, чтобы не оказать разрушающего психологического воздействия на окружающих.
После того как участники коллектива стали больше доверять друг другу, а проявление эмоций приобрело статус привычки, можно приступать к эмоциональной синхронизации.
Причины, требующие эмоциональной синхронизации
Внеочередная синхронизация команды может потребоваться в сложной или критической ситуации, когда в коллективе наблюдается негативный или деструктивный эмоциональный фон. Ему свойственны следующие признаки:
- Настроение сотрудников можно описать, как озабоченность, напряженность и взволнованность.
- Фиксируется увеличение сроков выполнения заданий.
- Некоторые сотрудники открыто заявляют, что им трудно выполнять повседневные задачи.
- Участники коллектива выражают продуктивные и непродуктивные озабоченности по самым разным поводам.
Кроме того, провести синхронизацию необходимо, если сотрудников ожидает амбициозный проект и им предстоит сделать шаг в неопределенность.
Пошаговое выполнение эмоциональной синхронизации
- Подробно рассказать участникам встречи о текущем положении и для чего сегодня собрались. Объяснить, что цель синхронизации – привести в норму разбалансированный эмоциональный фон.
- Каждому участнику выдать лист бумаги. Попросить описать свои эмоции, чувства и трудности, возникающие в связи с обсуждаемой ситуацией.
- Разместить листы на доске для общего обозрения и предложить каждому прокомментировать свои чувства. Предварительно необходимо попросить коллег не критиковать и не оценивать эмоции других, а проявлять сочувствие и поддержку. Если один из участников разделяет чувства другого, то следует сказать об этом вслух.
- Раздать каждому сотруднику еще по одному листу бумаги и попросить в письменном виде изложить свои мысли по поводу того, как можно восстановить рабочее состояние и что может помочь это сделать. Вместе рассмотреть возможные дальнейшие действия.
- На заключительном этапе согласовать с коллективом конкретные шаги по исправлению сложившейся ситуации.
Партнерские отношения и синхронизация целей
Взаимоотношения партнеров в принципе не могут быть идеальными – всегда существует вероятность возникновения различий во взглядах на решение той или иной проблемы, разногласий по поводу средств и инструментов для выполнения ответственных задач, трений по поводу выбора первоочередных целей.
Избежать подобных недоразумений между собственниками бизнеса поможет синхронизация бизнеса, которая включает в себя следующие действия:
- Каждый партнер должен продумать и составить план на год по основным направлениям – личностное развитие, работа и новые проекты, партнерские взаимоотношения.
- На встрече каждый должен рассказать о своих мечтах, планах, желаниях и поставленных целях на предстоящий год по основным направлениям.
- Нужно добиться того, чтобы участники внимательно выслушали друг друга не перебивая.
- Далее требуется собрать воедино полученную информацию, отбросить нереализуемые и незначительные мелочи, наглядно оформить итоги обсуждения.
- Полученный документ можно назвать «Цели нашего предприятия на следующий год», рекомендуется получить на нем подписи партнеров и вывесить на корпоративной доске объявлений.
Основные шаги по синхронизации команды на предприятии и в бизнесе
- Предварительно подготовить и своевременно провести стратегическую встречу с ключевыми сотрудниками.
- По итогам обсуждения оформить таблицу стратегических целей на следующий производственный год, в которой отразить планы главным направлениям – финансы, контрагенты, клиенты, технологические процессы и коллектив.
- Прикрепить готовую таблицу в месте большого скопления сотрудников, но лучше в кабинете, где сотрудники собираются на планерки и совещания.